Fattura proforma: a cosa serve e come compilarla
La proforma non è una fattura: non genera IVA a debito, non va registrata e non si numera nel registro delle fatture. È una richiesta di pagamento anticipata, usata per farsi pagare prima di emettere il documento fiscale — tipica con clienti nuovi, esteri o pubblici.
Cosa deve contenere
- La dicitura "Fattura proforma" bene in vista: non deve poter essere scambiata per una fattura.
- Una numerazione separata da quella delle fatture (es. PF/2026/007).
- I tuoi dati e quelli del cliente, completi come in una fattura.
- Le righe di dettaglio con imponibile, aliquota e imposta calcolata.
- Il totale da pagare e le coordinate bancarie (IBAN, intestatario, causale).
- La scadenza del pagamento.
- Una nota che chiarisce che la fattura verrà emessa a pagamento ricevuto.
Errori che vediamo più spesso
- Usare la stessa numerazione delle fatture: crea buchi nella sequenza fiscale.
- Non scrivere la parola "proforma": il cliente la registra come fattura e nasce un disallineamento.
- Ometterla quando il cliente la chiede espressamente per aprire la pratica di pagamento.
- Dimenticare l'IBAN: è il motivo per cui la proforma esiste.
Struttura tipo
| Titolo | FATTURA PROFORMA — non valida ai fini fiscali |
| Riferimenti | PF/2026/007 — 11/09/2026 |
| Parti | Emittente e cliente con dati completi |
| Righe | Descrizione · Q.tà · Prezzo · IVA |
| Totali | Imponibile · IVA · Totale da pagare |
| Pagamento | IBAN, intestatario, causale, scadenza |
| Nota | La fattura sarà emessa al ricevimento del pagamento |
Domande frequenti
La proforma va pagata?
Sì, è proprio il suo scopo: chiedere il pagamento prima di emettere la fattura. Non è però un documento fiscale, quindi non dà diritto alla detrazione dell'IVA finché non arriva la fattura vera.
Proforma e preventivo sono la stessa cosa?
No. Il preventivo è un'offerta da accettare; la proforma presuppone che l'accordo ci sia già ed è una richiesta di pagamento. Nella pratica molti lavori passano dal preventivo alla proforma alla fattura.
Devo conservare le proforma?
Non c'è un obbligo di conservazione fiscale, ma tenerle ordinate ti serve per ricostruire gli incassi anticipati e collegarli alle fatture emesse dopo.
Workio emette anche la fattura elettronica?
No. Workio produce PDF non fiscali: preventivi, proforma, ricevute, solleciti. La fattura elettronica verso lo SdI la emetti con il tuo gestionale o tramite il tuo commercialista.