Modello di fattura in PDF: struttura e voci obbligatorie
Prima di tutto una precisazione che vale per chi lavora in Italia: questa pagina parla della fattura come documento PDF, non della fattura elettronica verso lo SdI. Se sei obbligato all'e-invoicing, il file XML lo produce il tuo gestionale. Il PDF resta utile come copia di cortesia per il cliente e come promemoria di cosa hai fatturato.
Cosa deve contenere
- Numero e data della fattura, con una numerazione progressiva senza salti.
- Dati completi dell'emittente: ragione sociale, indirizzo, partita IVA, codice fiscale.
- Dati completi del cliente, inclusi quelli fiscali.
- Le righe: descrizione della prestazione o del bene, quantità, prezzo unitario, sconto, aliquota.
- Il riepilogo per aliquota: imponibile e imposta per ciascuna aliquota applicata.
- Il totale documento e, se diverso, il totale da pagare.
- Modalità e scadenza di pagamento, con IBAN.
- Eventuali riferimenti: ordine del cliente, DDT collegato, CIG/CUP se richiesti.
Errori che vediamo più spesso
- Numerazione con buchi o duplicati, tipica di chi tiene le fatture in cartelle separate per cliente.
- Un unico totale senza distinguere imponibile e imposta.
- Data documento e data di esigibilità confuse tra loro.
- Dimenticare i riferimenti richiesti dal cliente (numero ordine, centro di costo): la fattura torna indietro.
- Descrizioni che non permettono al cliente di capire cosa sta pagando.
Struttura tipo
| Intestazione | Emittente con logo e dati fiscali |
| Destinatario | Cliente con dati fiscali completi |
| Riferimenti | Fattura n. 2026/112 — 11/09/2026 — Ordine cliente PO-88 |
| Righe | Descrizione · Q.tà · Prezzo · Sconto · Aliquota |
| Riepilogo IVA | Per aliquota: imponibile e imposta |
| Totali | Totale documento · Totale da pagare |
| Pagamento | IBAN · scadenza · modalità |
Domande frequenti
Il PDF di Workio è una fattura elettronica valida?
No, e non vuole esserlo. Workio genera un PDF: in Italia la fattura fiscalmente valida verso privati e PA è il file XML trasmesso allo SdI. Workio è complementare al tuo gestionale, non un sostituto.
A cosa serve allora una fattura in PDF?
Come copia di cortesia leggibile dal cliente, per i mercati dove il PDF è ancora lo standard, e per tenere sotto controllo cosa hai fatturato e cosa hai incassato senza aprire il gestionale.
Come collego la fattura al preventivo accettato?
In Workio converti il documento: il preventivo accettato diventa proforma o fattura mantenendo righe, sconti e cliente, e conservando il riferimento al documento di origine.
Posso gestire più aziende con partite IVA diverse?
Sì, con il multi-brand di Workio Pro: ogni azienda ha logo, dati fiscali e numerazione indipendenti, e i documenti restano separati.