Ricevuta: modello, contenuto e quando serve
La ricevuta attesta che un pagamento è avvenuto. Serve al cliente come prova e a te come traccia dell'incasso. Non sostituisce la fattura quando la fattura è dovuta: è il documento che conferma il pagamento, non quello che lo genera.
Cosa deve contenere
- La dicitura "Ricevuta" e un numero progressivo.
- La data dell'incasso, che è la data che conta, non quella di stampa.
- Chi ha pagato e chi ha ricevuto, con i dati identificativi di entrambi.
- L'importo in cifre e la valuta.
- La causale: a cosa si riferisce il pagamento (prestazione, acconto, saldo, numero documento collegato).
- Il metodo di pagamento: contanti, bonifico, carta, assegno.
- La firma o il timbro di chi incassa, se la consegni a mano.
Errori che vediamo più spesso
- Causale vaga ("pagamento"): rende la ricevuta inutile per ricostruire a cosa si riferiva.
- Non indicare se è un acconto o un saldo, e ritrovarsi a discutere del residuo.
- Numerazione che riparte ogni mese senza prefisso: due ricevute con lo stesso numero.
- Emettere una ricevuta al posto di una fattura quando la fattura è obbligatoria.
Struttura tipo
| Titolo | RICEVUTA n. 2026/031 |
| Data | Data dell'incasso |
| Ricevuto da | Nome e dati del cliente |
| Importo | € 450,00 (quattrocentocinquanta/00) |
| Causale | Saldo lavori come da preventivo 2026/014 |
| Metodo | Bonifico bancario del 09/09/2026 |
| Firma | Firma di chi ha incassato |
Domande frequenti
Ricevuta e fattura sono alternative?
No. Se sei tenuto a emettere fattura, la ricevuta non la sostituisce. La ricevuta documenta l'avvenuto pagamento e può accompagnare o seguire la fattura.
Serve la marca da bollo?
Dipende dall'importo e dal tipo di operazione, e le regole variano da paese a paese. Workio non applica automaticamente il bollo: se nel tuo caso è dovuto, aggiungilo come riga o come nota e verifica con il tuo consulente.
Posso emettere una ricevuta per un acconto?
Sì, ed è consigliato: scrivi esplicitamente "acconto" e l'importo residuo. Alla chiusura emetti una seconda ricevuta a saldo, richiamando la prima.
Come numero le ricevute?
Con una serie continua e un prefisso che identifichi l'anno (2026/001, 2026/002). Workio la incrementa da solo e ti avvisa se provi a riusare un numero già emesso.